Afin de ne faire courir aucun risque de retard le matin du démarrage, si les interprètes doivent se déplacer depuis autre ville, ils devront être sur place dès la veille au soir. Leur hébergement (ainsi que celui du technicien et du coordinateur le cas échéant) est à prévoir en chambres simples avec petit-déjeuner, dans l’hôtel où se déroule la conférence si tel est le cas, ou dans le même hôtel où séjourne la délégation étrangère. La gestion de l’hébergement des interprètes est à la charge de l’organisateur. A défaut, leur hébergement est facturé au forfait nuitée sur la base des tarifs d’un établissement de type Ibis, Kyriad, Mercure, Novotel, Sofitel ou catégorie similaire.
En fonction de la provenance des interprètes, nous facturons généralement leur déplacement (aller-retour) au tarif SNCF 2nde classe PRO ou selon les indemnités kilométriques suivant le barème fiscal en vigueur + frais de péage voie expresse + frais d’approche proportionnels à la durée du trajet. Les déplacements peuvent toutefois se faire en avion si les conditions de confort (notamment la réduction du temps de trajet) et de coût global sont plus favorables, ou en taxi dans certain cas (éloignement d’une zone urbaine ou absence de solutions de transport en commun à certains créneaux horaires).
Tout déplacement effectué la veille (approche) et/ou le lendemain (déproche) d’une intervention fait l‘objet de frais d’approche équivalents à au moins une ½ journée de travail si le temps de trajet est supérieur à 2 heures 30. En effet, dans la mesure où leurs journées de la veille et du lendemain sont bloquées pour se rendre sur le lieu de leur mission et en revenir, les interprètes s’interdisent l’opportunité d’accepter une autre mission ces jours-là et demandent de ce fait une compensation.
A compétences égales, nous favorisons les ressources locales et régionales en sélectionnant des interprètes résidant au plus près du lieu de l’intervention, à la fois dans le respect de l’aspect humain du développement durable et dans le souci d’une réduction des coûts. Si un déplacement, quel qu’il soit, est nécessaire, nous privilégions l’utilisation des transports en commun ou, dans le cas de l’utilisation d’un véhicule privé, incitons au covoiturage afin de limiter à la fois l’empreinte carbone et les coûts.
Si des frais sont provisionnés sur les devis, leur montant exact (susceptible d’être considérablement réduit par un recrutement local) ne pourra vous être communiqué qu’après réservation définitive des interprètes en fonction de leur disponibilité.
Les déjeuners, à la charge de l’organisateur pour l’ensemble de l’équipe, sont généralement pris avec les participants. Pour les repas du soir, dans le cadre d’un déplacement, pour les interprètes comme pour les techniciens, une indemnité forfaitaire est facturée par InterLingua Events.
