À la prestation en elle-même (et aux frais de déplacement le cas échéant), s’ajoutent des frais de gestion de projets. Ceux-ci sont variables selon l’envergure et la complexité du projet, le volume du travail que cela représente et le temps à y consacrer (nombre d’interprètes requis, matériel à fournir…). Ils tiennent également compte du caractère d’urgence en cas de demande de dernière minute.

La gestion de projet inclut l’analyse du besoin, le recrutement des effectifs nécessaires (sélection des profils les plus appropriés en fonction des critères linguistiques, thématiques et géographiques -nous tendons, à compétences égales, à valoriser les ressources locales et régionales, à la fois dans le souci d’une réduction des coûts et dans le respect de l’aspect humain du développement durable-), l’élaboration des plannings et, le cas échéant, les affectations sur les différents ateliers en fonction des thématiques spécifiques qui y seront développées, la collecte et la transmission des éléments préparatoires, la préconisation des équipements techniques les mieux adaptés au contexte (après visite préalable sur site si nécessaire), la relation équipe technique / structure d’accueil / organisateurs dans un esprit de coordination, une réunion de cadrage si besoin, la présence sur site au démarrage, briefing/débriefing.

Nous insistons sur l’importance de la gestion de projet dans la réussite d’une rencontre à caractère événementiel. Les agences de traduction (écrite), spécialistes de la gestion de projets documentaires, du traitement de fichiers, de la TAO et de la PAO, ont rarement le savoir-faire nécessaire en matière de conduite de projets événementiels, outre un réseau d’interprètes souvent très limité (l’essentiel de leur fichier collaborateurs étant, en toute logique, constitué de traducteurs/rédacteurs).